L’Agenzia delle entrate ha fornito alcune prime indicazioni specifiche e concretamente applicabili nell’ambito del sistema della pubblicità immobiliare a tutela dei diritti in materia di protezione dei dati (Agenzia delle entrate, circolare 29 gennaio 2024, n. 1).
Il vigente sistema di pubblicità immobiliare ha una funzione di conoscenza dei dati relativi ai beni immobili e di tutela dell’affidamento dei terzi, in un’ottica di garanzia per la corretta circolazione dei medesimi.
In base alle disposizioni contenute nel libro VI del Codice civile, al fine dell’esecuzione di una formalità (trascrizione, iscrizione, annotazione) nei registri immobiliari devono essere presentati al conservatore il titolo, in originale o in copia autenticata, recante l’evento giuridico da pubblicare e la relativa nota ove devono essere indicati gli elementi e le menzioni espressamente previsti dal legislatore.
Il titolo potrebbe contenere informazioni e dati non strettamente necessari o addirittura ultronei rispetto alle esigenze garantite dal sistema della pubblicità immobiliare, ma comunque accessibili da parte di chiunque ispezioni i registri, in questo evidenziando profili di mancata armonizzazione della disciplina in materia di pubblicità immobiliare con quella successiva relativa alla protezione dei dati personali, dettata dal Regolamento (UE) 2016/679 e dal D.Lgs. n. 196/2003. Parimenti, anche la nota può riportare elementi non necessari alla pubblicità immobiliare e liberamente conoscibili da parte di chiunque.
Con specifico riferimento alle note, l’Agenzia rammenta che, con l’automazione dei servizi di pubblicità immobiliare avviata dalla Legge 27 febbraio n. 52/1995, esse sono redatte su appositi modelli specificatamente approvati.
In coerenza con tali modelli e da utilizzarsi a pena di rifiuto, le note sono, allo stato attuale, formate da quattro sezioni:
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la “sezione A”, riportante i dati relativi al titolo presentato per l’esecuzione della formalità (identificativi dell’atto, autorità emanante, ecc…);
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la “sezione B”, riportante i dati relativi agli immobili relazionati nella formalità (sostanzialmente, gli identificativi catastali degli immobili);
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la “sezione C”, riportante i dati relativi ai soggetti presenti nella formalità (identificativi dei soggetti e rispettivi diritti relazionati sugli immobili oggetto di formalità);
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la “sezione D”, riportante eventuali altre informazioni, non codificabili nelle precedenti sezioni, ritenute ugualmente necessarie per una compiuta pubblicità immobiliare nonché le informazioni previste ai fini dell’esecuzione della voltura catastale automatica.
Nelle prime tre sezioni (A, B e C), si devono indicare dati corrispondenti a quelli richiesti dalla legge a pena di rifiuto (art. 2674 c.c.). Tali dati possono ritenersi lecitamente indicati, anche sotto il profilo della protezione dei dati personali, in quanto riportati in presenza di un’adeguata base giuridica rappresentata dall’obbligo normativo di indicazione imposto in materia di “tenuta di registri pubblici relativi a beni immobili”.
La sezione D della nota è costituita, invece, da un campo integralmente libero, utilizzabile per l’indicazione di eventuali altre informazioni ritenute necessarie ai
fini di una compiuta pubblicità immobiliare e quindi rimesso, nella sua compilazione, alle relative valutazioni effettuate dalla parte richiedente.
Alla luce dei principi di autosufficienza e autoresponsabilità della nota elaborati dalla giurisprudenza di legittimità, la stessa deve essere “autoconsistente” sotto il profilo della funzione pubblicitaria e la responsabilità verso i terzi ricade sul soggetto che richiede la formalità relativamente ad un determinato atto, redigendone (o facendo redigere) la nota in un certo modo e con un apposito contenuto.
Secondo l’Agenzia è da escludersi che tale responsabilità possa ricadere sul conservatore, il quale è chiamato dall’ordinamento a svolgere controlli esclusivamente di tipo formale.
Tali principi generali della nota ancor più paiono riferibili ai dati riportati nella sezione D, proprio in quanto l’indicazione di tali dati è rimessa alla esclusiva disponibilità e valutazione della parte richiedente che ne cura la compilazione.
La sezione D delle note, appare, dunque, l’ambito su cui concentrare l’attenzione, ai fini del rispetto dei principi di liceità e minimizzazione nel trattamento dei dati personali.
Al riguardo, l’Agenzia delle entrate sollecita le categorie interessate (notai e altri pubblici ufficiali, avvocati, uffici giudiziari, istituti di credito, ecc..) e i soggetti che predispongono le richieste di formalità ad avere cura di utilizzare la sezione D del modello di nota per l’indicazione delle sole informazioni specificamente previste da documenti di prassi e/o necessarie ai fini di una compiuta pubblicità.
In particolare, occorre che la sezione D non venga impropriamente utilizzata per riportare informazioni eccedenti rispetto alle finalità del trattamento, come nel caso dei dati personali eventualmente presenti nell’atto ma non utili alla pubblicità stessa.
